§ 9.4. Документ и справочник: одна запись, разные правила

Поставьте рядом карточку товара и форму поступления. Устроены они одинаково: основной реквизит, поля с путями к данным, группы, командная панель. А кнопки разные — у поступления есть «Провести», которой у товара нет и быть не может. Разница не в формах, а в том, что за записью стоит.

1. Что у них общего

Общего больше, чем различий, и всё это мы читали в прошлых главах.

Поэтому всё, чему книга учила до сих пор, работает в обеих формах без оговорок. Различия начинаются там, где начинается смысл записи.

2. Справочник хранит, документ отмечает

Справочник отвечает на вопрос «что у нас есть»: товары, склады, контрагенты. Документ отвечает на вопрос «что произошло»: поступил товар, отгрузили покупателю, изменили цены.

Отсюда и разные стандартные реквизиты. Вещи нужен код и название; событию — номер и дата, потому что события выстраиваются во времени, и порядок у них важен.

Справочник говорит: «вот это у нас есть». Документ говорит: «вот это у нас произошло, такого-то числа».

Из этой разницы вырастает и то, чего у справочника нет вовсе, — проведение.

3. Проведение: то, чего у справочника нет

У документа есть свойство «Проведение». Документация описывает его коротко: оно «определяет, разрешено ли проведение документа при записи». Если разрешено, у документа появляется второе действие после записи — провести.

Движение — это запись в регистре: приход на склад, расход со склада, новая цена. Куда документ пишет такие записи, задано у него списком регистров; документация так и говорит: это «те регистры, по которым документ может выполнять движения». Поступление пишет приход, реализация — расход; справочнику писать некуда, у него движений нет.

У проведения бывает и срок. Оперативным называют проведение «сейчас» — когда документ проводят текущей датой, по горячим следам события; разрешено оно или нет, задано отдельным свойством документа. Задним числом документ проводится по другим правилам, и отсюда предупреждения, знакомые каждому пользователю: «дата документа меньше текущей» — значит, проведение уже не оперативное.

4. Что из этого видно в форме

Различия в данных дают различия на экране — и все они читаются сразу.

Рабочее правило: есть «Провести» — перед вами документ с разрешённым проведением, и его данные идут дальше, в регистры. Нет — либо справочник, либо документ, которому проведение запретили; тогда смотрят на номер и дату.

5. Как читают форму документа

Карточку справочника читают по вопросу «что это за вещь». Форму документа — по вопросу «что это за событие», и вопрос раскладывается на четыре.

Порядок не случаен: шапка отвечает на «кто, когда, где», строки — на «что», проведение — на «что из этого следует». Так же, кстати, читают и бумажный документ: подписи и дата сверху, перечень в середине.

6. Чем формы различаются в чужой конфигурации

Признаков хватает, чтобы определить вид объекта, не заглядывая в дерево.

Четвёртая строка — напоминание, что признаки не абсолютны: табличная часть бывает и у справочника. Решают первые три, а надёжнее всего — номер с датой: они есть только у документа.

7. В Конфигураторе и в Предприятии

Проверим эти признаки вживую — сначала в Предприятии, потом в дереве конфигурации.

1. Откройте в Предприятии карточку товара и поступление № 12. Выпишите кнопки каждой формы и отметьте те, что есть только у документа.

2. В Конфигураторе откройте документ «Поступление товаров» и найдите свойство проведения и список движений.

3. Сравните со справочником «Товары»: ни того, ни другого у него нет.

4. В Предприятии проведите поступление № 12 и посмотрите отчёт об остатках. Потом отмените проведение и посмотрите снова.

5. Проведите документ обратно: база серии должна остаться проведённой.

Главное в одном абзаце

Форма документа и форма элемента справочника устроены одинаково: обе — разговор об одной записи, с объектом в основном реквизите, копией данных в форме и теми же элементами. Различия идут от смысла записи: справочник хранит то, что есть, и получает код с наименованием; документ отмечает то, что произошло, и получает номер с датой, а иерархии у него не бывает. Главное различие — проведение: свойство документа решает, разрешено ли оно при записи, а список движений говорит, по каким регистрам документ пишет. Отсюда и кнопки «Провести», «Отменить проведение», и предупреждения о дате, которых у справочника нет. Правило чтения короткое: есть «Провести» — это документ, и его данные идут дальше в учёт; нет — запись заканчивается собой. Карточку читают по вопросу «что это за вещь», форму документа — по вопросу «что это за событие»: номер и дата, шапка, строки, проведение.

Запись, список, выбор, документ — всё это формы о данных, которые в базе лежат. Но есть формы, которые показывают то, чего в базе нет: отчёт. Его цифры собираются в момент, когда их просят. Как устроена такая форма?

Контрольные вопросы

1. Что общего у формы документа и формы элемента справочника?
2. На какие разные вопросы отвечают справочник и документ?
3. Почему у документа номер и дата, а у справочника код и наименование?
4. Что делает проведение и где задано, куда идут движения?
5. Что такое оперативное проведение и как оно даёт себя знать в форме?
6. Какое правило позволяет отличить форму документа от формы справочника?
7. В каком порядке читают форму документа?

Упражнения

По образцу. Сравните форму реализации и карточку контрагента: реквизиты, команды, что из этого следует.

Своё: придумайте документ. Для «Канцтоваров» предложите документ, которого ещё нет, и скажите в общих словах, какие движения он должен делать: что приходит, что расходуется, где это должно отразиться.

Ловушка: «записал — значит, учтено». Кладовщик записал поступление и удивляется, что остатки не изменились. Что вы объясните?

Обратный ход. В чужой конфигурации у формы есть номер и дата, но нет кнопки «Провести». Какие объяснения возможны?

На чтение. В чужой форме справочника есть табличная часть и кнопка «Провести». Что здесь не так и как проверить?

Ответы — в конце части.